ПРОЕКТ

Автоматизация рабочих процессов Power Automate для Microsoft 365

Индивидуальная разработка ПО, Разработка Power Apps, Автоматизация рабочих процессов Power Automate, Интеграция с SharePoint, Интеграция с Microsoft 365, Автоматизация согласований, Отчеты и панели

  • Отрасль: Профессиональные услуги
  • Швейцария Местоположение: Швейцария
  • Срок реализации: 16 недель
  • Технологии: PHP, Python
4+ месяцев

Клиент - компания из сферы профессиональных услуг, работающая в Швейцарии. Ее команды управляют согласованиями, заявками и документами в среде Microsoft 365, тогда как повторный ввод данных и подготовка отчетов отнимают время. Решение представляет собой индивидуальную автоматизацию рабочих процессов Power Automate с интерфейсами Power Apps. Оно принимает заявки, записи и события рабочих процессов и объединяет в одном процессе решения по согласованиям, назначенные задачи, уведомления, обновленный контент SharePoint и операционные отчеты.

Итоги

Проблема

Компания управляет согласованиями, записями и документами в несвязанных процессах Microsoft 365.

Решение

Решение стало объединенным рабочим пространством Power Apps и Power Automate для заявок, согласований и отчетности.

Результат

Цель решения - сократить ручную работу и время, необходимое для передачи информации между бизнес-процессами.

История клиента

Клиент - компания из сферы профессиональных услуг, работающая в Швейцарии. Она управляет согласованиями, заявками и документами в среде Microsoft 365.

Административные и финансовые команды работают с повторным вводом данных, документами и отчетами. Сайты, списки и библиотеки документов SharePoint также требуют скоординированного управления контентом.

Задача была простой: создать приложения Power Apps для автоматизации рабочих процессов, связать Power Automate с инструментами Microsoft 365 компании, автоматизировать коммуникации и предоставить операционные отчеты.

Решение разработано с учетом собственных правил компании и имеющихся данных. Оно организовано в экраны для заявок и согласований, записей SharePoint и отчетности.

Модульные интеграции оставили возможности для дальнейшего расширения.

Клиент хотел

  1. Создать приложения Power Apps для согласований, отслеживания задач и бизнес-операций
  2. Связать Power Automate с Microsoft 365 и бизнес-системами
  3. Автоматизировать уведомления, напоминания, электронные письма и назначение задач
  4. Предоставить отчеты, панели, аналитику и автоматическое формирование отчетов

Почему готовое ПО не подошло

Готовые продукты для управления рабочими процессами охватывают автоматизацию процессов, согласования и координацию задач, однако их интерфейсы и возможности настройки могли не соответствовать организации работы этой компании. Требовалось индивидуальное ПО, которое определяло бы этапы процесса на основе собственных правил и процедур клиента и сохраняло данные Microsoft 365 связанными.

Обзор проекта

Решение было построено вокруг Power Apps для подачи заявок, рассмотрения согласований и отслеживания задач. Приложения на основе холста или модели предоставляют интерфейс, адаптированный к конкретным процессам компании.

Для управления согласованиями Power Automate направляет заявки на последовательные или ролевые этапы принятия решений и сохраняет результаты. События рабочего процесса также запускают уведомления, напоминания и назначение задач.

Интеграция с SharePoint объединяет записи списков, документы и результаты согласований. При необходимости система связывает процесс с SharePoint, Microsoft Lists и Excel.

Особое внимание уделено прозрачности операций. Power BI получает строки наборов данных, создает push-наборы данных и обновляет их для отчетов и панелей.

Решение организовано модульно, поэтому новые формы, автоматизации и интеграции можно добавлять без перестройки всей системы. Также были подготовлены документация и обучение, чтобы команда клиента могла самостоятельно управлять системой.

Реализованные основные функции

  • Приложения Power Apps для заявок и согласований
  • Последовательные и ролевые процессы согласований
  • Управление списками и документами SharePoint
  • Автоматические электронные письма, предупреждения, напоминания и уведомления
  • Назначение задач и отслеживание состояния рабочего процесса
  • Интеграции с Microsoft 365 и бизнес-системами
  • Отчеты Power BI и операционные панели
  • Поиск и устранение ошибок, тестирование, документирование и оптимизация рабочих процессов

Можно добавить

+ Индивидуальные соединители + Чаты и каналы Microsoft Teams + Обработка файлов Outlook .msg + Обработка данных отчетов JSON + Дополнительные формы Power Apps + Новые модули согласований и задач

Кому еще подойдет это решение

У этих компаний похожие задачи, поэтому решение можно адаптировать для объединения заявок, согласований, записей и отчетов.

Бухгалтерская компания

Задача Управляет работой с клиентами, согласованиями, электронными письмами, документами и повторяющимися задачами команды.
Как помогает решение Решение объединяет бухгалтерские рабочие процессы с записями, назначением задач, уведомлениями и отчетами.
Бухгалтерские компании

Рекрутинговая компания

Задача Координирует заявки на подбор, записи о кандидатах, согласования, коммуникации и назначенные работы.
Как помогает решение Решение направляет процессы подбора, обновляет общие записи, отправляет предупреждения и отображает операции.
Услуги для бизнеса

Компания по управлению объектами

Задача Управляет заявками, согласованиями, записями, отчетностью и повторяющимися процессами ввода данных.
Как помогает решение Решение объединяет формы, этапы процессов, задачи, уведомления и операционные отчеты.
Услуги для бизнеса

Технологический стек

PHP

Интеграция с SharePoint

PHP обеспечивает подключение к ресурсам Office 365 и данным SharePoint.

Python

Доступ к Microsoft API

Python обеспечивает доступ к Microsoft API, аутентификацию и HTTP-взаимодействие.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Обработка файлов Outlook

JavaScript и TypeScript обеспечивают обработку файлов сообщений Outlook.

vgrem/php-spo

Ресурсы Office 365

vgrem/php-spo (библиотека PHP для Office 365) выполняет операции создания, чтения, обновления и удаления через API Office 365.

microsoft-kiota-http

Запросы к Microsoft API

microsoft-kiota-http (библиотека Python для взаимодействия с Microsoft API) предоставляет HTTP-уровень для API-запросов.

microsoft-kiota-authentication-azure

Аутентификация API

microsoft-kiota-authentication-azure (библиотека Python для аутентификации Microsoft) обеспечивает аутентифицированный доступ к API Microsoft.

microsoft-kiota-abstractions

Абстракции API

microsoft-kiota-abstractions (библиотека Python для общих структур Microsoft API) поддерживает сгенерированные клиенты Microsoft API.

Power Automate

Автоматизация рабочих процессов

Power Automate направляет согласования, назначает задачи, отправляет уведомления, обновляет записи и связывает бизнес-системы.

Power Apps

Бизнес-приложения

Power Apps предоставляет приложения на основе холста или модели для заявок, согласований, отслеживания задач и операций.

SharePoint, Excel, PDF, JSON

Бизнес-данные и файлы

Эти форматы и платформы сохраняют, передают и структурируют записи, документы и данные отчетности, используемые в рабочих процессах.

Интеграции

SharePoint and Microsoft Lists

Решение читает и обновляет записи списков, документы, результаты согласований и состояние контента.

Microsoft Teams

Решение создает чаты и каналы и управляет сообщениями, связанными с операционной коммуникацией.

Outlook

Решение поддерживает коммуникации рабочих процессов и файлы сообщений, связанные с Outlook.

Microsoft Forms

Решение принимает данные отправленных форм, которые запускают или поддерживают рабочие процессы.

Power BI

Решение отправляет строки наборов данных и обновляет наборы данных для отчетов и панелей.

Microsoft Dynamics 365

Power Automate связывает процессы рабочих потоков с Microsoft Dynamics 365.

Результат

Заявки проходят через понятные этапы согласования

Рабочее пространство заявок и согласований предоставляет компании единое место для подачи заявки и отслеживания ее статуса. Решения по согласованиям и результаты остаются связанными с заявкой, а не отдельными сообщениями.

Этапная структура поддерживает собственные правила согласований клиента и упрощает проверку текущего состояния процесса.

Как это работает

  1. Форма заявки содержит поля заявки и сохраняет отправленную информацию.
  2. Power Automate направляет заявку через настроенные этапы согласования и сохраняет решения и результаты.
  3. Область состояния рабочего процесса отображает текущий статус и отправляет заинтересованным сторонам уведомления о событиях процесса.
  • Последовательные этапы согласования
  • Ролевые решения по согласованиям
  • Записи результатов рабочего процесса
Рабочее пространство заявок и согласований

Рабочее пространство заявок и согласований

Функции этого экрана
Создавать процессы согласований Настраивать этапы рабочего процесса

Документы и записи SharePoint остаются связанными

Рабочее пространство SharePoint объединяет записи списков, документы, результаты согласований и обновленный контент. Автоматизация документооборота сохраняет согласование документов и обновление записей частью одного процесса.

Контент SharePoint остается частью процесса согласования, а не отдельной ручной задачей.

Как это работает

  1. Представление списка SharePoint отображает данные списка.
  2. Библиотека документов хранит документы и предоставляет операции согласования.
  3. Форма обновления записей записывает обновленные записи и состояние контента в SharePoint.
  • Данные списков SharePoint
  • Операции согласования документов
  • Состояние обновленного контента
Совет: Контент SharePoint остается частью процесса согласования, а не отдельной ручной задачей.
Записи и документы SharePoint

Записи и документы SharePoint

Функции этого экрана
Автоматизировать документооборот Управлять данными, сохраненными в SharePoint

Назначенные работы и предупреждения рабочего процесса видны

Панель задач и уведомлений предоставляет руководителям операций прямой обзор назначенных работ, сроков, напоминаний и предупреждений. Назначение задач и триггеры процесса отображаются вместе с его состоянием.

Это помогает компании связать повседневную операционную коммуникацию с задачей, которая ее запустила.

Как это работает

  1. Список задач отображает назначения задач и состояние их рабочего процесса.
  2. Поля назначенного сотрудника и срока связывают каждую задачу с ответственным и временем.
  3. Поток уведомлений сохраняет уведомления, напоминания и предупреждения, созданные триггерами процесса.
  • Назначение задач
  • Сроки
  • Состояние напоминаний и предупреждений
Панель задач и уведомлений

Панель задач и уведомлений

Функции этого экрана
Автоматизировать рабочие процессы

Отслеживать операции становится проще

Экран отчетности объединяет утвержденные данные, результаты рабочих процессов, отчеты и аналитику в одном представлении. Интерактивные отчеты и панели поддерживают анализ операций без ручной подготовки информации.

Обновление данных поддерживает соответствие представления отчетности доступным результатам рабочих процессов.

Как это работает

  1. Фильтры отчетов используют утвержденные данные и результаты рабочих процессов для определения представления отчета.
  2. Интерактивная область отчетности отображает отчеты и аналитику.
  3. Панели отображают данные после их обновления.
  • Фильтры отчетов
  • Интерактивная область отчетности
  • Обновление данных панелей
Примечание: Power BI может получать строки наборов данных, создавать push-наборы данных и обновлять их для этого уровня отчетности.
Операционные отчеты и панели

Операционные отчеты и панели

Функции этого экрана
Создавать аналитические отчеты

Что предлагает решение

С помощью этого решения компания может:

  • Создавать и управлять процессами согласований в Power Apps
  • Объединять заявки, записи, документы, задачи и отчеты в среде Microsoft 365
  • Назначать работы и отправлять уведомления, предупреждения, напоминания и электронные письма по событиям процессов
  • Поддерживать записи и документы SharePoint в актуальном состоянии с помощью автоматизированных процессов
  • Просматривать утвержденные операционные данные в отчетах и панелях
  • Управлять и расширять рабочие процессы с помощью документированных модульных компонентов

Справится ли с этой задачей готовое ПО?

До разработки решение сравнили с готовыми продуктами на основе их собственных описаний.

Потребность клиента Платформы рабочих процессов Jotform Workflows, Kissflow, ProcessMaker Управление практикой Karbon Совместная работа с документами Progress ShareFile Индивидуальное решение
Создание приложений Power Apps для операций — — —
Объединение систем Microsoft 365 — — —
Автоматизация коммуникаций рабочих процессов частично
Предоставление отчетов и панелей частично частично —
Соответствие собственным правилам клиента: этапы, роли, отчеты частично частично частично
Все этапы в одном месте — — —
Отсутствие ручных действий между программами частично частично —

На основе общедоступных описаний продуктов и их категорий.

Готовые платформы рабочих процессов охватывают согласования, автоматизацию задач и часть отчетности, тогда как платформы для практик и документов сосредоточены на более узких операциях.

Готового продукта достаточно, если компании нужна только одна из этих функций. Этому клиенту требовались интеграции с Microsoft 365, собственные правила рабочих процессов и отчетность в одной координированной системе.

Часть функций распределена по отдельным категориям продуктов, а их соединение по-прежнему требует настройки и интеграционной работы.

Итоговый результат

В результате было создано решение, сокращающее ручную работу от подачи заявки на профессиональную услугу до согласования и отчетности.

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

Планируете создать похожую систему? Ознакомьтесь с ответами ниже, чтобы понять, как Power Automate, Power Apps, SharePoint и отчетность объединяются в один бизнес-процесс.

Нужно что-то похожее? Давайте обсудим
Или посмотрите другие проекты