PROJEKT

Power Automate'i töövoogude automatiseerimine Microsoft 365 jaoks

Kohandatud tarkvaraarendus, Power Appsi arendus, Power Automate'i töövoogude automatiseerimine, SharePointi integratsioon, Microsoft 365 integratsioon, kinnituste automatiseerimine, aruanded ja juhtpaneelid

  • Valdkond: Professionaalsed teenused
  • Šveits Asukoht: Šveits
  • Tarneaeg: 16 nädalat
  • Tehnoloogiad: PHP, Python
4+ kuud

See klient on Šveitsis tegutsev professionaalsete teenuste ettevõte. Selle meeskonnad haldavad Microsoft 365 keskkonnas kinnitusi, taotlusi ja dokumente, samal ajal kui korduv andmesisestus ja aruandlus võtavad aega. Lahendus on kohandatud Power Automate'i töövoogude automatiseerimine koos Power Appsi liidestega. See võtab vastu taotlusi, kirjeid ja töövoo sündmusi ning annab ettevõttele ühes ühendatud protsessis kinnitusotsused, määratud ülesanded, teavitused, uuendatud SharePointi sisu ja tegevusaruanded.

Kokkuvõte

Probleem

Ettevõte haldab kinnitusi, kirjeid ja dokumente omavahel ühendamata Microsoft 365 protsessides.

Lahendus

Lahendusest sai ühendatud Power Appsi ja Power Automate'i tööruum taotluste, kinnituste ja aruandluse jaoks.

Tulemus

Selle eesmärk on vähendada käsitsitööd ja aega, mis kulub teabe liigutamisele äriprotsesside vahel.

Kliendi lugu

Klient on Šveitsis tegutsev professionaalsete teenuste ettevõte. See haldab Microsoft 365 keskkonnas kinnitusi, taotlusi ja dokumente.

Haldus- ja finantsmeeskonnad tegelevad korduva andmesisestuse, dokumentide ja aruannetega. SharePointi saidid, loendid ja dokumenditeegid vajavad samuti koordineeritud sisuhaldust.

Soov oli lihtne: luua Power Appsi rakendused töövoogude automatiseerimiseks, ühendada Power Automate ettevõtte Microsoft 365 tööriistadega, automatiseerida töövoo suhtlus ja pakkuda tegevusaruandeid.

Lahendus kujundati ettevõtte enda reeglite ja olemasolevate andmete põhjal. See korraldati taotluste ja kinnituste, SharePointi kirjete ning aruandluse ekraanideks.

Modulaarsed integratsioonid jätsid ruumi hilisematele laiendustele.

Klient soovis

  1. Luua Power Appsi rakendused kinnituste, ülesannete jälgimise ja äritegevuse jaoks
  2. Ühendada Power Automate Microsoft 365 ja ärisüsteemidega
  3. Automatiseerida töövoo teavitused, meeldetuletused, e-kirjad ja ülesannete määramised
  4. Pakkuda aruandeid, juhtpaneele, analüütikat ja automatiseeritud aruannete koostamist

Miks valmistarkvara ei sobinud

Valmis töövoohalduse tooted hõlmavad protsesside automatiseerimist, kinnitusi ja ülesannete koordineerimist, kuid nende liidesed ja kohandamisvõimalused ei pruukinud selle ettevõtte töökorraldusega sobida. Vajalik oli kohandatud tarkvara, mis määratleks töövoo sammud kliendi enda protokollide ja protseduuride põhjal ning hoiaks Microsoft 365 andmed ühendatuna.

Projekti ülevaade

Lahendus kavandati Power Appsi ümber taotluste esitamiseks, kinnituste läbivaatamiseks ja ülesannete jälgimiseks. Lõuend- või mudelipõhised rakendused pakuvad ettevõtte konkreetsetele protsessidele sobiva liidese.

Kinnituste haldamiseks suunab Power Automate esitatud taotlused järjestikuste või rollipõhiste otsusteni ning salvestab tulemused. Töövoo sündmused käivitavad ka teavitusi, meeldetuletusi ja ülesannete määramisi.

SharePointi integratsioon hoiab loendikirjed, dokumendid ja kinnituste tulemused koos. Süsteem ühendab protsessi vajaduse korral SharePointi, Microsoft Listsi ja Exceli.

Erilist tähelepanu pöörati tegevuste nähtavusele. Power BI saab andmekogumi ridu, loob push-andmekogumeid ja värskendab andmekogumeid aruannete ning juhtpaneelide jaoks.

Lahendus korraldati moodulitena, et uusi vorme, automatiseerimisi ja integratsioone saaks lisada kogu süsteemi ümber ehitamata. Lisati ka dokumentatsioon ja koolitus, et kliendi meeskond saaks süsteemi iseseisvalt hallata.

Rakendatud põhifunktsioonid

  • Power Appsi taotluste ja kinnituste rakendused
  • Järjestikused ja rollipõhised kinnitusvood
  • SharePointi loendite ja dokumentide haldus
  • Automaatsed e-kirjad, hoiatused, meeldetuletused ja teavitused
  • Ülesannete määramine ja töövoo oleku jälgimine
  • Microsoft 365 ja ärisüsteemide integratsioonid
  • Power BI aruanded ja tegevuste juhtpaneelid
  • Töövoogude tõrkeotsing, testimine, dokumenteerimine ja optimeerimine

Lisada saab

+ Kohandatud ühendused + Microsoft Teamsi vestlused ja kanalid + Outlooki .msg-failide töötlemine + JSON-aruannete andmete töötlemine + Täiendavad Power Appsi vormid + Uued kinnituste ja ülesannete moodulid

Kes saavad seda lahendust veel kasutada

Nendel ettevõtetel on sarnane ülesanne ning sama lahendust saab kohandada nende taotluste, kinnituste, kirjete ja aruannete ühendamiseks.

Raamatupidamisettevõte

Ülesanne See haldab klienditööd, kinnitusi, e-kirju, dokumente ja korduvaid meeskonnaülesandeid.
Kuidas lahendus aitab Lahendus ühendab raamatupidamise töövood kirjete, ülesannete määramise, teavituste ja aruannetega.
Raamatupidamisettevõtted

Värbamisettevõte

Ülesanne See koordineerib värbamistaotlusi, kandidaatide kirjeid, kinnitusi, suhtlust ja määratud töid.
Kuidas lahendus aitab Lahendus suunab värbamisprotsesse, uuendab jagatud kirjeid, saadab hoiatusi ja kuvab tegevusi.
Ettevõtlusteenused

Haldusteenuste ettevõte

Ülesanne See haldab taotlusi, kinnitusi, kirjeid, aruandlust ja korduvaid andmesisestusprotsesse.
Kuidas lahendus aitab Lahendus ühendab vormid, töövoo etapid, ülesanded, teavitused ja tegevusaruanded.
Ettevõtlusteenused

Tehnoloogiapinu

PHP

SharePointi integratsioon

PHP toetab ühendust Office 365 ressursside ja SharePointi andmetega.

Python

Microsoft API juurdepääs

Python toetab Microsoft API juurdepääsu, autentimist ja HTTP-suhtlust.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Outlooki failide töötlemine

JavaScript ja TypeScript toetavad Outlooki sõnumifailide töötlemist.

vgrem/php-spo

Office 365 ressursid

vgrem/php-spo (PHP-teek Office 365 jaoks) teostab Office 365 API kaudu loomise, lugemise, uuendamise ja kustutamise toiminguid.

microsoft-kiota-http

Microsoft API päringud

microsoft-kiota-http (Pythoni teek Microsoft API-ga suhtlemiseks) pakub API-päringute HTTP-kihti.

microsoft-kiota-authentication-azure

API autentimine

microsoft-kiota-authentication-azure (Pythoni teek Microsofti autentimiseks) toetab autentitud juurdepääsu Microsofti API-dele.

microsoft-kiota-abstractions

API abstraktsioonid

microsoft-kiota-abstractions (Pythoni teek Microsofti API ühiste struktuuride jaoks) toetab genereeritud Microsofti API-kliente.

Power Automate

Töövoogude automatiseerimine

Power Automate suunab kinnitusi, määrab ülesandeid, saadab teateid, uuendab kirjeid ja ühendab ärisüsteeme.

Power Apps

Ärirakendused

Power Apps pakub lõuend- või mudelipõhiseid rakendusi taotluste, kinnituste, ülesannete jälgimise ja tegevuste jaoks.

SharePoint, Excel, PDF, JSON

Äriandmed ja failid

Need vormingud ja platvormid salvestavad, vahetavad ja struktureerivad töövoogudes kasutatavaid kirjeid, dokumente ja aruandlusandmeid.

Integratsioonid

SharePoint and Microsoft Lists

Lahendus loeb ja uuendab loendikirjeid, dokumente, kinnituste tulemusi ja sisu olekut.

Microsoft Teams

Lahendus loob vestlusi ja kanaleid ning haldab tegevustealase suhtluse vestlussõnumeid.

Outlook

Lahendus toetab Outlookiga seotud töövoosuhtlust ja sõnumifaile.

Microsoft Forms

Lahendus võtab vastu esitatud vormiandmeid, mis käivitavad või toetavad töövooge.

Power BI

Lahendus saadab andmekogumi ridu ja värskendab andmekogumeid aruannete ning juhtpaneelide jaoks.

Microsoft Dynamics 365

Power Automate ühendab töövooprotsessid Microsoft Dynamics 365-ga.

Tulemus

Taotlused liiguvad nähtavate kinnitusetappide kaudu

Taotluste ja kinnituste tööruum annab ettevõttele ühe koha taotluse esitamiseks ja selle kinnituse oleku jälgimiseks. Kinnitusotsused ja tulemused jäävad taotlusega seotuks, mitte eraldi sõnumitesse.

Etappidel põhinev ülesehitus toetab kliendi enda kinnitusreegleid ja muudab protsessi hetkeseisu ülevaatamise lihtsamaks.

Kuidas see töötab

  1. Taotlusvorm sisaldab taotluse välju ja salvestab esitatud teabe.
  2. Power Automate suunab taotluse läbi seadistatud kinnitusetappide ning salvestab kinnitusotsused ja tulemused.
  3. Töövoo olekuala kuvab hetkeolekut ja saadab töövoo sündmuste korral huvirühmadele teavitusi.
  • Järjestikused kinnitusetapid
  • Rollipõhised kinnitusotsused
  • Töövoo tulemuste kirjed
Taotluste ja kinnituste tööruum

Taotluste ja kinnituste tööruum

Selle ekraani funktsioonid
Loo kinnitusvooge Seadista töövoo samme

Dokumendid ja SharePointi kirjed jäävad seotuks

SharePointi tööruum ühendab loendikirjed, dokumendid, kinnituste tulemused ja uuendatud sisu. Dokumenditöövoo automatiseerimine hoiab dokumentide kinnitused ja kirjete uuendused sama protsessi osana.

SharePointi sisu jääb kinnitusprotsessi osaks, mitte eraldi käsitsi tehtavaks ülesandeks.

Kuidas see töötab

  1. SharePointi loendivaade kuvab SharePointi loendi andmeid.
  2. Dokumenditeek salvestab dokumendid ja pakub dokumentide kinnitamise toiminguid.
  3. Kirjete uuendamise vorm kirjutab uuendatud kirjed ja sisu oleku SharePointi.
  • SharePointi loendiandmed
  • Dokumentide kinnitamise toimingud
  • Uuendatud sisu olek
Nõuanne: SharePointi sisu jääb kinnitusprotsessi osaks, mitte eraldi käsitsi tehtavaks ülesandeks.
SharePointi kirjed ja dokumendid

SharePointi kirjed ja dokumendid

Selle ekraani funktsioonid
Dokumenditöövoo automatiseerimine Halda SharePointi salvestatud andmeid

Määratud tööd ja töövoohoiatused on nähtavad

Ülesannete ja teavituste juhtpaneel annab tegevusjuhtidele otsese ülevaate määratud töödest, tähtaegadest, meeldetuletustest ja hoiatustest. Ülesannete määramised ja protsessi käivitajad kuvatakse koos töövoo olekuga.

See aitab ettevõttel siduda igapäevase tegevuskommunikatsiooni tööga, mis selle käivitas.

Kuidas see töötab

  1. Ülesannete loend kuvab ülesannete määramised ja nende töövoo oleku.
  2. Määratud isiku ja tähtaja väljad seovad iga ülesande vastutaja ja ajaga.
  3. Teavitusvoog salvestab protsessi käivitajate loodud teavitused, meeldetuletused ja hoiatused.
  • Ülesannete määramised
  • Tähtajad
  • Meeldetuletuste ja hoiatuste olek
Ülesannete ja teavituste juhtpaneel

Ülesannete ja teavituste juhtpaneel

Selle ekraani funktsioonid
Automatiseeri töövooge

Tegevuste ülevaatamine muutub lihtsamaks

Aruandluse ekraan koondab kinnitatud andmed, töövoo tulemused, aruanded ja analüütika ühte vaatesse. Interaktiivsed aruanded ja juhtpaneeli paanid toetavad tegevuste ülevaatamist ilma teavet käsitsi uuesti koostamata.

Andmete värskendamine hoiab aruandlusvaate kooskõlas saadaolevate töövoo tulemustega.

Kuidas see töötab

  1. Aruandefiltrid kasutavad aruandevaate määramiseks kinnitatud andmeid ja töövoo tulemusi.
  2. Interaktiivne aruandlusala kuvab aruandeid ja analüütikat.
  3. Juhtpaneeli paanid kuvavad juhtpaneeli andmeid pärast nende värskendamist.
  • Aruandefiltrid
  • Interaktiivne aruandlusala
  • Juhtpaneeli andmete värskendamine
Märkus: Power BI saab selle aruandluskihi jaoks vastu võtta andmekogumi ridu, luua push-andmekogumeid ja andmekogumeid värskendada.
Tegevusaruanded ja juhtpaneelid

Tegevusaruanded ja juhtpaneelid

Selle ekraani funktsioonid
Koosta analüüsiaruandeid

Mida lahendus pakub

Selle lahendusega saab ettevõte:

  • Luua ja hallata Power Appsis kinnitusvooge
  • Ühendada taotlused, kirjed, dokumendid, ülesanded ja aruanded Microsoft 365 keskkonnas
  • Määrata töid ning saata töövoo sündmustest tulenevaid teavitusi, hoiatusi, meeldetuletusi ja e-kirju
  • Hoida SharePointi kirjeid ja dokumente automatiseeritud protsesside abil ajakohasena
  • Vaadata kinnitatud tegevusandmeid aruannetes ja juhtpaneelidel
  • Hallata ja laiendada töövooge dokumenteeritud modulaarsete komponentidega

Kas valmistarkvara suudaks selle töö ära teha?

Enne kujundamist võrreldi ülesannet valmis toodetega nende endi kirjelduste põhjal.

Kliendi vajadus Töövooplatvormid Jotform Workflows, Kissflow, ProcessMaker Praktikahaldus Karbon Dokumentide koostöö Progress ShareFile Kohandatud lahendus
Power Appsi rakenduste loomine tegevuste jaoks — — —
Microsoft 365 süsteemide ühendamine — — —
Töövoosuhtluse automatiseerimine osaliselt
Aruannete ja juhtpaneelide pakkumine osaliselt osaliselt —
Sobivus kliendi enda reeglitega: etapid, rollid, aruanded osaliselt osaliselt osaliselt
Kõik sammud ühes kohas — — —
Programmide vahel pole käsitsi samme osaliselt osaliselt —

Toodete ja nende kategooria avalike kirjelduste põhjal.

Valmis töövooplatvormid hõlmavad kinnitusi, ülesannete automatiseerimist ja osa aruandlusest, samal ajal kui praktika- ja dokumendiplatvormid keskenduvad kitsamatele tegevustele.

Valmistootest piisab, kui ettevõte vajab ainult üht neist funktsioonidest. See klient vajas Microsoft 365 ühendusi, enda töövooreegleid ja aruandlust ühes koordineeritud süsteemis.

Osad on jaotunud eraldi tootekategooriatesse ning nendevahelised ühendused vajavad endiselt seadistamist ja integratsioonitööd.

Lõpptulemus

Lõpptulemusena loodi lahendus, mis vähendab käsitsitööd alates professionaalsete teenuste taotlusest kuni kinnituse ja aruandluseni.

KKK

Mõtlete sarnase süsteemi loomisele? Lugege allolevaid vastuseid, et näha, kuidas Power Automate, Power Apps, SharePoint ja aruandlus ühte äriprotsessi sobituvad.

Vajad midagi sarnast? Räägime
Või sirvige teisi projekte