ПРОЕКТ

Программа управления складом для контроля запасов и продаж

Индивидуальная разработка ПО, Автоматизация Excel и VBA, Контроль запасов, Панели управления запасами, Отчетность по продажам, Импорт данных, Генерация счетов

  • Отрасль: Оптовая торговля
  • Румыния Местоположение: Румыния
  • Срок разработки: 10 недель
  • Технологии: Microsoft Excel, VBA
3 месяцев

Клиент занимается дистрибуцией товаров и тратит время на согласование данных о запасах, заказах, закупках, продажах и поставщиках в разных Excel-файлах. Система управления складом объединяет эти данные в одной контролируемой книге. Она принимает складские операции и импортированные файлы, предоставляя команде актуальные остатки, панели и отчеты. Управляющие складом, складские сотрудники, менеджеры по продажам и руководители используют один источник данных для контроля запасов и ежедневных решений.

Краткое содержание

Проблема

Клиент отслеживал товары, продажи, закупки и запасы в отдельных файлах, поэтому обновление данных и подготовка отчетов требовали повторяющейся работы.

Решение

Решение стало контролируемой книгой Excel и VBA для управления запасами, заказами и отчетностью.

Результат

Система помогает сократить ручную работу на складе и время подготовки надежной бизнес-информации.

История клиента

Клиент - дистрибьютор товаров из Румынии. Он управляет в Excel товарами, продажами, закупками, поставщиками и запасами, а также обрабатывает заказы клиентов и счета.

Поддержание актуальных остатков занимает время команды. Складские операции, данные о продажах и закупках должны оставаться связанными при приемке, выдаче, списании или возврате товаров.

Цель была простой: автоматизировать обновление запасов на основе складских операций, показывать понятные данные о запасах и продажах, создавать отчеты и импортировать существующие данные из используемых файлов.

Решение создано как контролируемая книга с формами операций, защищенными таблицами, панелями, отчетами и потоками импорта. Обработка заказов, счета и уведомления о запасах добавлены как связанные модули.

Клиент хотел

  1. Обновлять запасы на основе продаж, закупок, приемок, выдач, списаний и возвратов
  2. Показывать панели, графики, KPI, фильтры и анализ трендов
  3. Создавать отчеты по запасам, продажам, закупкам, стоимости и дефициту
  4. Импортировать существующие данные и обновлять отчеты на основе исходных файлов

Почему готовое ПО не подошло

Системы автоматизации складских операций сосредоточены на роботах, автоматических транспортных средствах и обработке материалов, тогда как клиенту требовались складские операции, заказы, счета, импорт и отчеты в Excel. Индивидуальная книга учитывала привычный способ управления запасами, продажами, закупками и данными поставщиков.

Обзор проекта

Решение создано на базе Microsoft Excel с автоматизацией VBA, формами, выпадающими списками и защищенными таблицами. Дистрибьютор получил единое контролируемое место для управления запасами, заказами и данными поставщиков.

Для управления складскими операциями форма ввода операций сохраняет данные о продажах, закупках и корректировках запасов. Текущие остатки обновляются на основе сохраненных операций.

Панель запасов показывает текущие остатки, точки повторного заказа и уведомления о низком уровне запасов. Фильтры, срезы и обновление данных помогают сосредоточиться на нужных товарах или периодах.

Раздел отчетов объединяет PivotTable, сводные таблицы и графики трендов. Он включает данные о продажах, закупках и дефиците запасов, а также фильтры для анализа.

Особое внимание уделено импорту и бизнес-документам. CSV- и XML-файлы можно загружать в книгу, а счета и сводки подготавливать для экспорта в PDF или отправки по электронной почте.

Основные реализованные функции

  • Автоматическое обновление запасов на основе продаж, закупок, приемок, выдач, списаний и возвратов
  • Массовое обновление запасов товаров
  • Управление записями складского журнала
  • Панель запасов с уведомлениями о низком уровне и точками повторного заказа
  • Отчеты по продажам, закупкам, запасам и дефициту
  • Графики, KPI, фильтры, срезы и анализ трендов
  • Обработка заказов клиентов
  • Создание счетов с данными о товарах
  • Импорт данных CSV и XML

Можно добавить

+ Анализ исторических данных + Расчет прибыли и убытков + Сводные таблицы прогнозов + Экспорт в PDF + Уведомления по электронной почте + Ограничение доступа к листам

Кому еще подойдет это решение

Компании с похожими задачами учета запасов и подготовки отчетности могут адаптировать это решение под свои данные, правила и исходные файлы.

Склад или складское помещение

Задача Решение регистрирует выдачу, приемку, отгрузку и возвраты материалов, поддерживая актуальность складских остатков.
Как помогает решение Решение объединяет операции, уведомления и отчеты по запасам в одной контролируемой книге.

Оптовый продавец потребительских товаров

Задача Решение управляет товарами, данными поставщиков, заказами клиентов, закупками и счетами.
Как помогает решение Решение объединяет обновление запасов, обработку заказов, панели и отчеты в одном месте.
Оптовые продавцы потребительских товаров

Розничный магазин

Задача Решению нужны данные о продажах, запасах, рентабельности и пополнении из импортированных файлов.
Как помогает решение Решение импортирует исходные данные и преобразует их в представления запасов, уведомления и управленческие отчеты.
Розничные магазины

Технологический стек

Microsoft Excel

Книга и отчетность

Excel содержит контролируемую книгу, таблицы, формулы, панели и отчеты.

VBA

Автоматизация книги

VBA автоматизирует формы, обновление запасов, защищенные операции и процессы книги.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Обработка файлов

JavaScript и TypeScript поддерживают разбор и форматирование файлов.

Python

Инструменты документов и данных

Python при необходимости поддерживает преобразование документов и обработку формул Excel.

PHP

Инструменты импорта и экспорта

Библиотеки PHP поддерживают работу с CSV- и Excel-файлами в интегрированных сервисах.

d3-dsv

Чтение и запись CSV

d3-dsv разбирает и форматирует файлы с разделителями, например CSV и TSV.

maatwebsite/excel

Обмен данными с Excel

maatwebsite/excel импортирует и экспортирует данные Excel и CSV.

CSV

Импорт исходных записей

CSV-файлы предоставляют записи о товарах, запасах или расчетах для объединения.

XML

Импорт структурированных данных

XML-файлы предоставляют книге структурированные исходные данные.

Интеграции

Microsoft Excel

Книга обменивается данными о товарах, запасах, продажах, закупках и отчетности через Excel-файлы.

ERPNext

Дополнительная функция синхронизации передает данные о запасах в ERPNext.

CSV and XML files

Решение импортирует и объединяет данные о запасах, расчетах и другие бизнес-записи из CSV- и XML-файлов.

Email

Счета, сводки и уведомления о запасах можно подготовить для отправки по электронной почте.

Результат

Складские остатки следуют зарегистрированным операциям

Первый экран дает команде контролируемый способ регистрации складских операций. Продажи, закупки и корректировки запасов обновляют складские записи и текущие остатки.

Как это работает

  1. Складской журнал сохраняет данные о товарах и операциях.
  2. Поля количества фиксируют продажи, закупки и складские операции.
  3. Книга обновляет текущие остатки на основе зарегистрированных операций.
  • Массовое обновление запасов товаров
  • Поля клиентов, поставщиков и заказов на закупку
Примечание: Складские записи могут включать номера партий и поля этапов процесса, если этого требуют правила клиента.
Ввод запасов и операций

Ввод запасов и операций

Функции этого экрана
Массовое обновление запасов товаров Управление записями складского журнала

Информация о повторном заказе видна на одной панели

Панель запасов объединяет текущие остатки, точки повторного заказа и условия низкого уровня запасов. Управляющие складом могут сосредоточиться на товарах, требующих внимания.

Графики, фильтры и KPI показывают складские операции и эффективность товаров без создания отдельного файла анализа запасов.

Как это работает

  1. Панель показывает текущие остатки, точки повторного заказа и данные о запасах, связанные с поставщиками.
  2. Складские графики отображают операции, тренды и KPI эффективности товаров.
  3. Уведомления о низком уровне и список повторного заказа выделяют проблемные условия запасов.
  • Фильтры и срезы
  • Анализ исторических данных
Совет: Кнопки обновления поддерживают соответствие панели последним операциям и импортированным данным.
Панель запасов с точками повторного заказа

Панель запасов с точками повторного заказа

Функции этого экрана
Панель запасов Мониторинг запасов Настройка уведомлений о низком уровне запасов Включение анализа исторических данных

Заказы и счета остаются связанными

Рабочая область заказов объединяет заказы клиентов со строками товаров, ценами и условиями оплаты. Предпросмотр счета подготавливает данные товаров для экспорта в PDF или отправки по электронной почте.

Как это работает

  1. Рабочая область заказов сохраняет данные клиентов, товары, количества, цены и условия оплаты.
  2. В записях заказов отображаются статус заказа и информация о заказе на закупку.
  3. Модуль счетов подготавливает данные товаров для предпросмотра, экспорта в PDF и отправки по электронной почте.
  • Форма данных клиента
  • Данные товаров для счета
Рабочая область заказов и счетов

Рабочая область заказов и счетов

Функции этого экрана
Автоматизация обработки заказов Данные товаров для счета

Отчеты превращают данные о запасах в управленческую информацию

Экран отчетности объединяет продажи, закупки и запасы в одном представлении. Руководители могут сравнивать дневные, недельные и месячные данные с помощью фильтров категорий и дат.

PivotTable и сводные таблицы поддерживают отчеты о дефиците, стоимости и эффективности на основе тех же данных книги.

Как это работает

  1. Сводные таблицы упорядочивают дневные, недельные и месячные показатели продаж и закупок.
  2. PivotTable объединяет запасы, случаи дефицита и рентабельность.
  3. Графики трендов показывают динамику продаж и закупок по датам и категориям.
  • Экспорт отчета
  • Региональные данные эффективности
Отчетность по продажам и запасам

Отчетность по продажам и запасам

Функции этого экрана
Создание отчетов по продажам Создание аналитических отчетов

Что дает решение

С помощью этого решения дистрибьютор может:

  • Хранить обновления запасов, заказы, закупки и записи поставщиков в одной книге
  • Отслеживать запасы, точки повторного заказа и условия низкого уровня
  • Просматривать данные о продажах, закупках, рентабельности и дефиците
  • Импортировать исходные файлы и обновлять отчетность
  • Создавать заказы клиентов, счета и документы PDF
  • Предоставлять разным ролям команды контролируемый доступ к функциям книги

Справятся ли готовые системы с этой задачей?

До проектирования решения задача сравнивалась с готовыми продуктами на основе их публичных описаний.

Что нужно клиенту Платформы автоматизации складских операций IntraOne WES, AutoStore Controller, Pio Роботизированные системы комплектации Voodoo Robotics Wireless Pick-to-Light, Logibot Индивидуальное решение
Обновление запасов на основе бизнес-операций — —
Отображение панелей и анализа трендов — —
Создание отчетов по запасам и продажам — —
Импорт файлов и обновление отчетов — —
Соответствие правилам клиента: этапам, ролям и отчетам — —
Все шаги в одном месте — —
Отсутствие ручных действий между программами — —

На основе публичных описаний продуктов и их категорий.

Готовые продукты охватывают складскую робототехнику, автоматизированную комплектацию и координацию обработки материалов.

Итоговый результат

Итогом стала контролируемая рабочая область управления складом, которая помогает сократить ручную работу между заказами клиентов, складскими операциями, отчетами и записями поставщиков.

ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ

Думаете о создании похожей системы? Ознакомьтесь с ответами ниже, чтобы узнать, как книга управления складом может соответствовать существующим файлам, ролям и правилам отчетности.

Нужно что-то похожее? Давайте обсудим
Или посмотрите другие проекты