ПРОЕКТ

Программа автоматизации отчетов Excel для ускорения финансовой отчетности

Разработка индивидуального ПО, Импорт файлов Excel и CSV, Автоматизация обновления данных, Разработка панели и KPI, Формирование финансовой отчетности, Генерация PDF, Документация для пользователей Excel

  • Отрасль: Бухгалтерия
  • Германия Местоположение: Германия
  • Срок выполнения: 10 недель
  • Технологии: Python, JavaScript / TypeScript (Node.js)
3 месяцев

Клиент - бухгалтерская компания, которая тратит время на объединение изменяющихся данных Excel и CSV, проверку формул и ручное составление финансовых отчетов. Программа представляет собой рабочий процесс отчетности на базе Excel для бухгалтеров и руководителей. Она импортирует исходные книги и CSV-файлы, проверяет данные, обновляет расчеты и создает панели. Также программа формирует финансовые и PDF-отчеты. В результате вы получаете единое место для анализа выручки, маржи и денежных потоков без постоянного копирования.

Итоги

Проблема

Бухгалтерская компания тратит время на объединение изменяющихся файлов и проверку повторяющихся отчетов, чтобы избежать ошибок копирования, формул и пользователей.

Решение

Решение стало естественным рабочим процессом в Excel, который импортирует, проверяет, обновляет и представляет финансовые данные компании.

Результат

Программа помогает сократить объем ручной работы с отчетностью и предоставляет компании более понятные отчеты для руководства.

История клиента

Клиент - бухгалтерская компания из Германии. Она готовит финансовые отчеты, бюджеты и прогнозы на основе изменяющихся данных Excel и CSV.

Компания также занимается сверками и панелями контроля эффективности.

Компания тратит время на объединение исходных файлов, проверку формул и создание повторяющихся отчетов. Копирование данных между книгами также повышает риск ошибок в формулах и действий пользователей.

Задача была простой: сохранить процесс в обычном настольном Excel, объединить несколько исходных форматов, создать панели и финансовые отчеты для руководства и сделать книгу удобной для нетехнических сотрудников.

Решение построено вокруг контролируемого процесса импорта и обновления, настраиваемых правил отчетности, понятных сообщений проверки и документации. Модули расположены так, чтобы бухгалтеры могли перейти от исходных файлов к анализу, отчетам и готовым к передаче результатам в одной книге.

Клиент хотел

  1. Работать в настольном Excel без сторонних надстроек
  2. Создавать панели, сводные таблицы PivotTable, диаграммы и представления KPI
  3. Объединять книги Excel, листы, CSV-файлы и вставленные таблицы
  4. Сделать книгу удобной для обслуживания нетехническими пользователями Excel

Почему готовое ПО не подошло

Универсальные табличные продукты предлагают диаграммы, очистку данных и анализ, но сами по себе не поддерживают настроенные для этой компании импорты, преобразования, сверки, обновления и формирование отчетов. Требовалась индивидуальная книга, которая объединяла бы эти правила в одном обновляемом процессе в обычном настольном Excel без сторонних надстроек.

Обзор проекта

Решение разработано на основе реальных исходных файлов и правил отчетности компании. Специальная область импорта поддерживает книги Excel, листы и CSV-файлы, а элемент выбора файлов исключает жестко заданные пути.

Для обработки неоднородных входных данных рабочий процесс очищает и унифицирует информацию до начала анализа. Он также проверяет, сопоставляет данные и удаляет дубликаты из входящих записей.

Процесс обновления пересчитывает формулы и обновляет области отчетности на основе актуальных исходных файлов.

Панель объединяет KPI, тренды и отклонения в одном представлении. Сводки в стиле Pivot и срезы позволяют руководителям фильтровать показатели без повторной сборки книги.

Финансовая отчетность разделена на отдельные части: отчет о прибылях и убытках, баланс, и отчет о движении денежных средств. Сопоставленные записи и отмеченные расхождения остаются видимыми до передачи отчета.

Процесс формирования результатов создает отформатированные отчеты и PDF-файлы в упорядоченной папке. Области настроек, комментарии, инструкции и обзоры делают книгу понятной для нетехнических пользователей компании.

Основные реализованные функции

  • Импорт файлов Excel и CSV одним нажатием
  • Очистка, проверка и удаление дубликатов данных
  • Обновляемые формулы и расчеты отчетов
  • Панель KPI с диаграммами и срезами
  • Сводные таблицы в стиле Pivot
  • Разделы отчета о прибылях и убытках, баланса и отчета о движении денежных средств
  • Сверка финансовых данных с отметкой расхождений
  • Генерация PDF-отчетов
  • Выходные папки, упорядоченные по датам

Можно добавить

+ Сравнительную отчетность по бюджету и фактическим результатам + Правила прогнозирования и распределения + Проверенные формы ввода данных

Кому еще подойдет это решение

У этих компаний похожие задачи отчетности, и решение можно адаптировать под их файлы, правила и управленческие представления.

Операционная команда

Задача Объединяет операционные данные и отслеживает KPI, тренды и эффективность в регулярных отчетах.
Как помогает решение Решение импортирует исходные файлы, обновляет расчеты и представляет отфильтрованные панели и отчеты для передачи.
Услуги для бизнеса

Команда складских запасов

Задача Объединяет данные о запасах и перемещениях для контроля уровней, точек заказа и эффективности.
Как помогает решение Решение унифицирует входящие таблицы, выделяет расхождения и хранит актуальные сводки в одной книге.
Розничные магазины

Производственная команда

Задача Анализирует производственные данные, процессы и эффективность в изменяющихся таблицах.
Как помогает решение Решение объединяет исходные таблицы, обновляет представления KPI и экспортирует отформатированные отчеты для руководства.
Производители продуктов питания

Технологический стек

Python

Обработка данных и PDF

Python поддерживает обработку таблиц, создание диаграмм и работу с PDF в процессе подготовки отчетности.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Обработка книг и CSV-файлов

JavaScript или TypeScript поддерживает чтение и запись книг и разбор файлов с разделителями.

PHP

Обработка таблиц и PDF

PHP поддерживает импорт и экспорт таблиц и создание PDF, если используется в приложении.

openpyxl

Чтение и запись XLSX

openpyxl (библиотека Python для книг Excel) читает и записывает файлы XLSX и XLSM.

exceljs

Управление книгами Excel

exceljs (библиотека JavaScript для файлов Excel) читает и записывает данные XLSX и CSV.

csv-parse

Разбор CSV-файлов

csv-parse (библиотека для чтения файлов с разделителями-запятыми) преобразует CSV-входные данные в используемые записи.

pyecharts

Создание диаграмм панели

pyecharts (библиотека диаграмм Python) создает диаграммы для представления KPI и трендов.

CSV

Обмен табличными данными

CSV-файлы обеспечивают простой формат ввода для повторяющихся таблиц исходных данных.

PDF

Передача отформатированных отчетов

PDF-файлы содержат пригодные для печати и передачи финансовые и управленческие отчеты.

Интеграции

Microsoft Excel

Процесс работает в обычном настольном Excel и использует функции книги для импорта, формул, сводных таблиц PivotTable и отчетов.

CSV files

Исходные CSV-файлы передают табличные данные в процесс импорта и проверки.

PDF output

Процесс отчетности экспортирует отформатированные финансовые и управленческие отчеты в PDF.

Результат

Контролируемое начало каждого обновления

Экран импорта объединяет выбор источника, проверку и статус обновления. Он задает понятную отправную точку для процесса отчетности.

Это сокращает повторную работу с файлами и поддерживает порядок в процессе отчетности.

Как это работает

  1. Элемент выбора исходной папки или файла находит книги Excel, листы и CSV-файлы.
  2. Модуль импорта данных считывает выбранные исходные данные и отображает сообщения проверки.
  3. Модуль обновления данных обновляет статус после очистки и пересчета книги.
  • Книги Excel
  • Листы
  • CSV-файлы
Примечание: Процесс использует специальное окно выбора папки или файла и не зависит от жестко заданных путей.
Элемент импорта и обновления

Элемент импорта и обновления

Функции этого экрана
Импорт данных Обновление данных

Управленческие показатели в одном отфильтрованном представлении

Панель преобразует обновленные данные в карточки KPI, диаграммы и сводные таблицы. Руководители видят выручку, маржу и тренды без поиска по отдельным листам.

Интерактивные срезы и фильтры сохраняют фокус на показателях, важных для текущего обзора.

Как это работает

  1. Панель считывает обновленные данные о выручке, марже, KPI, трендах и расхождениях.
  2. Модуль диаграмм панели обновляет интерактивные диаграммы и сводные таблицы.
  3. Элементы срезов и фильтров сужают представления KPI и трендов.
  • Показатели выручки и прибыльности
  • KPI бизнеса
  • Разделы трендов и расхождений
Сводная панель с фильтрами

Сводная панель с фильтрами

Функции этого экрана
Диаграммы панели Отслеживание KPI Динамическое обновление диаграмм и таблиц Показатели выручки и прибыльности Фильтрация диаграмм срезами

Финансовые отчеты с проверкой сверки

Экран финансовых отчетов объединяет отчет о прибылях и убытках, баланс, и отчет о движении денежных средств в одном представлении. Сопоставленные записи и отмеченные расхождения остаются видимыми для проверки до передачи.

Бухгалтер получает единое место для проверки рассчитанных отчетов и результатов сверки.

Как это работает

  1. Модуль показателей выручки и прибыльности рассчитывает результаты отчета о прибылях и убытках, баланса и отчета о движении денежных средств.
  2. Модуль сверки финансовых данных сравнивает записи и отделяет сопоставленные записи от отмеченных расхождений.
  3. Модуль экспорта отчетов в PDF подготавливает проверенные части отчетов для вывода в PDF.
  • Результаты отчета о прибылях и убытках
  • Результаты баланса
  • Результаты отчета о движении денежных средств
  • Сопоставленные записи и расхождения
Совет: Результаты сверки остаются видимыми вместе с частями отчета для проверки до передачи.
Финансовые отчеты

Финансовые отчеты

Функции этого экрана
Сверка финансовых данных Показатели выручки и прибыльности Экспорт отчетов в PDF

Отчеты для передачи с упорядоченными результатами

Экран результатов создает отформатированный отчет на основе выбранного шаблона и хранит PDF-файлы в упорядоченной папке с датой. Сотрудники, отвечающие за отчетность, могут подготовить единый файл для передачи руководству.

Список результатов сохраняет вместе сводный отчет, PDF-отчет и очищенные экспортированные данные.

Как это работает

  1. Выбор шаблона отчета определяет формат сводного отчета.
  2. Модуль генерации аналитических отчетов создает отформатированный отчет и очищенные экспортированные результаты.
  3. Элемент экспорта в PDF создает PDF-отчет.
  • Сводный отчет
  • PDF-отчет
  • Очищенные экспортированные результаты
Экспорт отчета и выходная папка

Экспорт отчета и выходная папка

Функции этого экрана
Генерация отчетов для анализа Экспорт отчетов в PDF

Что дает решение

С помощью этого решения бухгалтерская компания может:

  • Импортировать и объединять изменяющиеся исходные файлы Excel и CSV
  • Обновлять расчеты и аналитику из одной книги
  • Просматривать финансовые отчеты и результаты сверки в одном месте
  • Отслеживать выручку, маржу, KPI, тренды и расхождения
  • Экспортировать отформатированные отчеты в PDF для передачи
  • Управлять правилами отчетности через области настроек и документацию

Справятся ли готовые системы с этой задачей?

До разработки задачу сравнили с готовыми продуктами на основе их собственных описаний.

Потребности клиента Табличные редакторы Microsoft Excel, Apple Numbers, Zoho Sheet, WPS Spreadsheets, LibreOffice Calc Инструменты автоматизации отчетности Detrics, Equals Инструменты статистического планирования Analytica Индивидуальное решение
Работать в обычном настольном Excel — — —
Создавать панели и представления KPI частично
Объединять несколько исходных файлов — —
Оставаться удобным для нетехнических пользователей частично частично частично
Соответствовать собственным правилам клиента: этапам, ролям и отчетам частично — —
Все этапы в одном месте — — —
Отсутствие ручных действий между программами — —

На основе общедоступных описаний продуктов и их категорий.

Готовые продукты покрывают важные части задачи: табличные редакторы работают с данными, диаграммами и анализом, а инструменты отчетности автоматизируют отдельные подключения и результаты. Готового табличного редактора достаточно, если требуется только одна часть процесса отчетности.

Этой бухгалтерской компании требовалось собственное ПО, поскольку импорты, правила обновления, сверки, отчеты и PDF-вывод должны были соответствовать стандартам компании в одном месте. Готовые варианты не объединяли весь процесс и собственные правила компании без ручных действий.

Итог

В результате создано решение, которое устраняет повторяющуюся работу на пути от изменяющихся исходных файлов до отчетов для руководства бухгалтерской компании.

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

Планируете создать похожую систему? Ознакомьтесь с ответами ниже, чтобы узнать, как рабочий процесс отчетности Excel можно адаптировать под конкретные файлы, расчеты и правила отчетности.

Нужно что-то похожее? Давайте обсудим
Или посмотрите другие проекты