PROJEKT

Exceli aruannete automatiseerimise tarkvara kiiremaks finantsaruandluseks

Kohandatud tarkvaraarendus, Exceli ja CSV-failide import, Andmete värskendamise automatiseerimine, Juhtpaneeli ja KPI-de kujundus, Finantsaruannete koostamine, PDF-i genereerimine, Exceli kasutajadokumentatsioon

  • Valdkond: Raamatupidamine
  • Saksamaa Asukoht: Saksamaa
  • Tarneaeg: 10 nädalat
  • Tehnoloogiad: Python, JavaScript / TypeScript (Node.js)
3 kuud

Klient on raamatupidamisettevõte, kes kulutab aega muutuvate Exceli- ja CSV-andmete ühendamisele, valemite kontrollimisele ning finantsaruannete käsitsi koostamisele. Tarkvara on Exceli-põhine aruandlustöövoog raamatupidajatele ja juhtidele. See impordib lähte-töövihikuid ja CSV-faile, valideerib andmed, värskendab arvutusi ning loob juhtpaneele. Samuti koostab see finantsaruandeid ja PDF-aruandeid. Tulemuseks on üks koht tulude, marginaalide ja rahavoogude ülevaatamiseks ilma korduva kopeerimiseta.

Kokkuvõte

Probleem

Raamatupidamisettevõte kulutab aega muutuvate failide koondamisele ja korduvate aruannete kontrollimisele, et vältida kopeerimis-, valemi- ja kasutajavigu.

Lahendus

Lahendusest sai Exceli loomulik töövoog, mis impordib, valideerib, värskendab ja esitab ettevõtte finantsandmeid.

Tulemus

Tarkvara aitab vähendada käsitsi tehtavat aruandlustööd ja annab ettevõttele selgemad juhtkonnale sobivad aruanded.

Kliendi lugu

Klient on Saksamaalt pärit raamatupidamisettevõte. See koostab muutuvate Exceli- ja CSV-andmete põhjal finantsaruandeid, eelarveid ja prognoose.

Samuti tegeleb ettevõte kooskõlastamiste ja tulemuslikkuse juhtpaneelidega.

Ettevõte kulutab aega lähtefailide ühendamisele, valemite kontrollimisele ja korduvate aruannete koostamisele. Andmete kopeerimine töövihikute vahel tekitab ka võimalusi valemi- ja kasutajavigadeks.

Soov oli lihtne: hoida protsess tavalises töölaua-Excelis, ühendada mitu lähtevormingut, luua juhtkonnale sobivad juhtpaneelid ja finantsaruanded ning muuta töövihik mittetehnilistele töötajatele kasutatavaks.

Lahendus kujundati kontrollitud impordi- ja värskendusvoo, seadistatavate aruandlusreeglite, selgete valideerimisteadete ja dokumentatsiooni ümber. Moodulid paigutati nii, et raamatupidajad saaksid liikuda lähtefailidest analüüsi, aruannete ja jagatavate väljunditeni ühes töövihikus.

Klient soovis

  1. Töötada töölaua-Excelis ilma kolmandate osapoolte lisandmooduliteta
  2. Luua juhtpaneele, PivotTable-liigendtabeleid, diagramme ja KPI-vaateid
  3. Ühendada Exceli töövihikud, töölehed, CSV-failid ja kleebitud tabelid
  4. Muuta töövihik mittetehnilistele Exceli kasutajatele hooldatavaks

Miks valmis tarkvara ei sobinud

Üldised tabelarvutustooted pakuvad diagramme, andmete korrastamist ja analüüsi, kuid ei vasta iseenesest selle ettevõtte seadistatud importidele, teisendustele, kooskõlastamistele, värskendustele ja aruandeväljunditele. Vaja oli kohandatud töövihikut, mis hoiaks need reeglid ühes värskendatavas voos tavalises töölaua-Excelis ilma kolmandate osapoolte lisandmooduliteta.

Projekti ülevaade

Lahendus kavandati ettevõtte tegelike lähtefailide ja aruandlusreeglite põhjal. Spetsiaalne impordiala võimaldab kasutada Exceli töövihikuid, töölehti ja CSV-faile, samal ajal kui failivaliku juhtelement välistab kõvakodeeritud asukohad.

Ebaühtlaste sisendite käsitlemiseks puhastab ja ühtlustab töövoog andmed enne analüüsi. Samuti valideerib, kooskõlastab ja eemaldab saabuvatest kirjetest duplikaadid.

Värskendusvoog arvutab valemid uuesti ja uuendab aruandlusalasid praeguste lähtefailide põhjal.

Juhtpaneel koondab KPI-d, trendid ja erinevused ühte vaatesse. Pivot-laadsed kokkuvõtted ja tükeldajad võimaldavad juhtidel näitajaid filtreerida ilma töövihikut uuesti koostamata.

Finantsaruandlus on jaotatud eraldi osadeks: kasumiaruanne, bilanss, ja rahavoogude aruanne. Vastavuses olevad kirjed ja märgistatud erinevused jäävad enne aruande jagamist nähtavaks.

Väljundvoog loob vormindatud aruanded ja PDF-failid korrastatud kausta. Seadistusalad, kommentaarid, juhised ja ülevaated muudavad töövihiku ettevõtte mittetehnilistele kasutajatele arusaadavaks.

Tarnitud põhifunktsioonid

  • Exceli ja CSV-failide import ühe klõpsuga
  • Andmete puhastamine, valideerimine ja duplikaatide eemaldamine
  • Värskendatavad valemid ja aruandearvutused
  • Diagrammide ja tükeldajatega KPI-juhtpaneel
  • Pivot-laadsed kokkuvõttetabelid
  • Kasumiaruande, bilansi ja rahavoogude aruande osad
  • Finantsandmete kooskõlastamine erinevuste märgistamisega
  • PDF-aruannete genereerimine
  • Kuupäevapõhiselt korrastatud väljundkaustad

Võimalik lisada

+ Eelarve ja tegeliku tulemuse võrdlusaruandlus + Prognoosimise ja jaotamise reeglid + Valideeritud andmesisestusvormid

Kes veel saavad seda lahendust kasutada

Nendel ettevõtetel on sarnane aruandlusülesanne ning sama lahendust saab kohandada nende failide, reeglite ja juhtimisvaadetega.

Operatsioonide meeskond

Ülesanne See koondab operatiivandmed ning jälgib korduvates aruannetes KPI-sid, trende ja tõhusust.
Kuidas lahendus aitab Lahendus impordib lähtefailid, värskendab arvutusi ning esitab filtreeritud juhtpaneele ja jagatavaid aruandeid.
Ettevõtlusteenused

Laovarude meeskond

Ülesanne See ühendab laovaru- ja liikumisandmed, et jälgida tasemeid, tellimispunkte ja tulemuslikkust.
Kuidas lahendus aitab Lahendus ühtlustab saabuvad arvutustabelid, toob erinevused esile ja hoiab uusimad kokkuvõtted ühes töövihikus.
Jaemüügikauplused

Tootmismeeskond

Ülesanne See vaatab muutuvatest arvutustabelitest tootmisandmeid, töövooge ja tõhusust.
Kuidas lahendus aitab Lahendus ühendab lähteandmetabelid, uuendab KPI-vaateid ja ekspordib juhtkonnale vormindatud aruanded.
Toidutootjad

Tehnoloogiapinu

Python

Andmetöötlus ja PDF-id

Python toetab aruandlustöövoos arvutustabelite töötlemist, diagrammide loomist ja PDF-ide käsitlemist.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Töövihikute ja CSV-failide töötlemine

JavaScript või TypeScript toetab töövihikute lugemist, kirjutamist ja eraldajatega failide parsimist.

PHP

Arvutustabelite ja PDF-ide töötlemine

PHP toetab arvutustabelite importi, eksporti ja PDF-ide loomist, kui seda rakenduses kasutatakse.

openpyxl

XLSX-i lugemine ja kirjutamine

openpyxl (Pythoni teek Exceli töövihikutele) loeb ja kirjutab XLSX- ja XLSM-faile.

exceljs

Exceli töövihikute haldamine

exceljs (JavaScripti teek Exceli failidele) loeb ja kirjutab XLSX- ja CSV-andmeid.

csv-parse

CSV-failide parsimine

csv-parse (komadega eraldatud failide lugemise teek) teisendab CSV-sisendi kasutatavateks kirjeteks.

pyecharts

Juhtpaneeli diagrammide loomine

pyecharts (Pythoni diagrammiteek) loob KPI- ja trendivaadete diagramme.

CSV

Tabelandmete vahetamine

CSV-failid pakuvad korduvatele lähteandmetabelitele lihtsat sisendvormingut.

PDF

Vormindatud aruannete jagamine

PDF-failid sisaldavad prinditavaid ja jagatavaid finants- ning juhtimisaruandeid.

Integratsioonid

Microsoft Excel

Töövoog töötab tavalises töölaua-Excelis ja kasutab importimiseks, valemiteks, PivotTable-liigendtabeliteks ning aruanneteks töövihiku funktsioone.

CSV files

CSV-lähtefailid edastavad tabelandmed impordi- ja valideerimisvoogu.

PDF output

Aruandlusvoog ekspordib vormindatud finants- ja juhtimisaruanded PDF-failidena.

Tulemus

Kontrollitud algus igale värskendusele

Impordiekraan koondab lähtevaliku, valideerimise ja värskenduse oleku. See annab aruandlusprotsessile selge alguspunkti.

See vähendab korduvat failide käsitlemist ja hoiab aruandlusprotsessi korrastatuna.

Kuidas see töötab

  1. Lähtekausta või faili valiku juhtelement tuvastab Exceli töövihikud, töölehed ja CSV-failid.
  2. Andmete impordi moodul loeb valitud lähteandmeid ja kuvab valideerimisteateid.
  3. Andmete värskendamise moodul uuendab olekut pärast töövihiku puhastamist ja ümberarvutamist.
  • Exceli töövihikud
  • Töölehed
  • CSV-failid
Märkus: Töövoog kasutab spetsiaalset kausta või faili valimise akent ega tugine kõvakodeeritud failiteedele.
Impordi- ja värskenduse juhtelement

Impordi- ja värskenduse juhtelement

Selle ekraani funktsioonid
Andmete import Andmete värskendamine

Juhtimisnäitajad ühes filtreeritud vaates

Juhtpaneel muudab värskendatud andmed KPI-kaartideks, diagrammideks ja kokkuvõttetabeliteks. Juhid saavad vaadata tulusid, kasumimarginaale ja trende eraldi töölehtedelt otsimata.

Interaktiivsed tükeldajad ja filtrid hoiavad vaate keskendununa käesoleva ülevaatuse jaoks olulistele näitajatele.

Kuidas see töötab

  1. Juhtpaneel loeb värskendatud tulu-, kasumimarginaali-, KPI-, trendi- ja erinevuste andmeid.
  2. Juhtpaneeli diagrammide moodul uuendab interaktiivseid diagramme ja kokkuvõttetabeleid.
  3. Tükeldaja- ja filtrijuhtelemendid kitsendavad KPI- ja trendivaateid.
  • Tulu- ja kasumlikkusnäitajad
  • Äri KPI-d
  • Trendide ja erinevuste osad
Filtritega kokkuvõtte juhtpaneel

Filtritega kokkuvõtte juhtpaneel

Selle ekraani funktsioonid
Juhtpaneeli diagrammid KPI-de jälgimine Diagrammide ja tabelite dünaamiline värskendamine Tulu- ja kasumlikkusnäitajad Diagrammide filtreerimine tükeldajatega

Finantsaruanded koos kooskõlastamiskontrollidega

Finantsaruannete ekraan koondab kasumiaruande, bilansi, ja rahavoogude aruande tulemused. Vastavuses olevad kirjed ja märgistatud erinevused jäävad enne jagamist ülevaatamiseks nähtavaks.

See annab raamatupidajale keskse koha arvutatud aruannete ja kooskõlastamise tulemuste kontrollimiseks.

Kuidas see töötab

  1. Tulu- ja kasumlikkusnäitajate moodul arvutab kasumiaruande, bilansi ja rahavoogude tulemused.
  2. Finantsandmete kooskõlastamise moodul võrdleb kirjeid ning eraldab vastavuses olevad kirjed märgistatud erinevustest.
  3. Aruannete PDF-i eksportimise moodul valmistab kontrollitud aruandeosad ette PDF-väljundiks.
  • Kasumiaruande tulemused
  • Bilansi tulemused
  • Rahavoogude tulemused
  • Vastavuses olevad ja erinevad kirjed
Nõuanne: Kooskõlastamise tulemused jäävad koos aruandeosadega enne jagamist ülevaatamiseks nähtavaks.
Finantsaruanded

Finantsaruanded

Selle ekraani funktsioonid
Finantsandmete kooskõlastamine Tulu- ja kasumlikkusnäitajad Aruannete eksport PDF-i

Jagatavad aruanded korrastatud väljunditega

Väljundiekraan loob valitud malli põhjal vormindatud aruande ning hoiab PDF-failid korrastatud kuupäevaga kaustas. Aruandlustöötajad saavad koostada juhtkonnaga jagamiseks ühtse faili.

Väljundiloend hoiab loodud kokkuvõttearuande, PDF-aruande ja puhastatud eksporditud tulemused koos nähtavana.

Kuidas see töötab

  1. Aruandemalli valija tuvastab kokkuvõttearuande vormingu.
  2. Analüüsiaruannete genereerimise moodul loob vormindatud aruande ja puhastatud eksporditud tulemused.
  3. PDF-i ekspordi juhtelement loob PDF-aruande.
  • Kokkuvõttearuanne
  • PDF-aruanne
  • Puhastatud eksporditud tulemused
Aruande eksport ja väljundkaust

Aruande eksport ja väljundkaust

Selle ekraani funktsioonid
Aruannete genereerimine analüüsiks Aruannete eksport PDF-i

Mida lahendus annab

Selle lahendusega saab raamatupidamisettevõte:

  • Importida ja ühendada muutuvaid Exceli- ja CSV-lähtefaile
  • Värskendada arvutusi ja analüüsi ühest töövihikust
  • Vaadata finantsaruandeid ja kooskõlastamise tulemusi ühes kohas
  • Jälgida tulusid, marginaale, KPI-sid, trende ja erinevusi
  • Eksportida vormindatud aruandeid jagatavate PDF-failidena
  • Hallata aruandlusreegleid seadistusalade ja dokumentatsiooni kaudu

Kas valmis süsteemid saaksid tööga hakkama?

Enne kujundamist võrreldi ülesannet valmis toodetega nende endi kirjelduste põhjal.

Mida klient vajab Tabelarvutustarkvara Microsoft Excel, Apple Numbers, Zoho Sheet, WPS Spreadsheets, LibreOffice Calc Automatiseeritud aruandlustööriistad Detrics, Equals Statistilise planeerimise tööriistad Analytica Kohandatud lahendus
Töötada tavalises töölaua-Excelis — — —
Luua juhtpaneele ja KPI-vaateid osaliselt
Ühendada mitu lähtefaili — —
Jääda mittetehnilistele kasutajatele kasutatavaks osaliselt osaliselt osaliselt
Vastata kliendi enda reeglitele: etapid, rollid, aruanded osaliselt — —
Kõik sammud ühes kohas — — —
Programmide vahel ei ole käsitsi samme — —

Toodete ja nende kategooria avalike kirjelduste põhjal.

Valmistooted katavad ülesande olulisi osi: tabelarvutused käsitlevad andmeid, diagramme ja analüüsi, aruandlustööriistad aga automatiseerivad valitud ühendusi ja väljundeid. Valmis tabelarvutusest piisab, kui vaja on ainult üht aruandlusprotsessi osa.

See raamatupidamisettevõte vajas oma tarkvara, sest impordid, värskendusreeglid, kooskõlastamised, aruanded ja PDF-väljundid pidid ühes kohas järgima ettevõtte standardeid. Valmisvalikud ei ühendanud kogu protsessi ja ettevõtte enda reegleid ilma käsitsi tehtavate sammudeta.

Lõpptulemus

Lõpptulemusena loodi lahendus, mis eemaldab korduva töö teelt muutuvatest lähtefailidest raamatupidamisettevõtte juhtkonnale sobivate aruanneteni.

KKK

Mõtlete sarnase süsteemi loomisele? Lugege allolevaid vastuseid, et näha, kuidas Exceli aruandlustöövoogu saab kohandada konkreetsete failide, arvutuste ja aruandlusreeglitega.

Vajad midagi sarnast? Räägime
Või sirvige teisi projekte