Īsumā.
2020. gadā mēs esam izveidojuši uzņēmējdarbības sistēmu kompānijai (ASV), kas ļāva būtiski vienkāršot un automatizēt darbu ar projektiem, uzlabot mijiedarbības procesu starp Pasūtītāju, Izpildītāju un Menedžeri, mazināja administratīvo slogu visiem procesa dalībniekiem.
Kompānija ir līderis juridisko, informācijas, lietišķo, valdības, apdrošināšanas un medicīnisko tulkojumu jomā 44 pasaules valodās. Biroja darbs ir organizēts, piesaistot valodas pārvaldošos profesionāļus attālinātā darba formātā.
Klienta stāsts.
Augot darbinieku skaitam un tulkojumu pasūtījumu apjomam, kompānija ir sastapusies ar zināmām grūtībām:
- Darbs ar projektiem nebija sakārtots, dati tika uzglabāti dažādās vietās. Daļa tika uzglabāta darbinieku e-pastos, atsevišķas dokumentu versijas tika uzglabātas mapēs uz dažādiem nesējiem, piekļuve tabulām un datiem nebija pilnīga;
- Menedžeriem bija grūtības, nosakot tulkojuma statusu, kā arī strādājot precīzu izpildes termiņu un visa procesa operatīvas vadības iespējas neesamības apstākļos, sākot ar pasūtījuma pieteikuma saņemšanu un beidzot ar izpildīto, pieņemto un apmaksāto tulkojumu.
Tādējādi, kopā ar pasūtītāju esam noskaidrojuši, ka kompānijai ir nepieciešama iekšējā sistēma, kurā tiktu ievadītas un atspoguļotas reālā laika režīmā visas tekstu tulkojumu darījumu detaļas.
Mūsu risinājums.
Mēs esam nonākuši pie šāda risinājuma:
- Apvienot visus procesa dalībniekus vienotajā iekšējā B2B sistēmā
- Dažādiem piekļuves līmeņiem radīt atsevišķas lomas: Client (Pasūtītājs), Vendor (Izpildītājs), Manager (Menedžeris) un Admin (Administrators)
- Izveidot dinamisko Timeline, radot menedžeriem iespēju sekot līdzi projekta gatavībai
- Integrēt iekšējā uzņēmējdarbības sistēmā produktu Zoho Books (programmnodrošinājums grāmatvedības uzskaitei tiešsaistē)
Visas sistēmas projekta detaļās tik izstrādātas individuāli atbilstoši noteiktajiem uzdevumiem. Sistēma ir uzrakstīta no nulles, pielāgojot to no ērtuma un funkcionalitātes viedokļa pārdomātajam dizainam.
Rezultāts.
Ieejas lappuse
Visiem lietotājiem ir piešķirts savs lietotājvārds un parole, ar kuru viņi ieiet sistēmā.
Vadības panelis
Šeit tiek atspoguļoti projekti statusu griezumā meklēšanas un pārvaldības ērtībām:
- Pending – jauno projektu bloks, kurus ir nepieciešams apstrādāt un nodot Izpildītājam;
- Active – projekti, kuri atrodas izpildes procesā;
- Completed – pabeigto projektu bloks.
Projektu pārcelšana no bloka uz bloku tiek veikta ar pārvilkšanas metodi, savukārt piekļuve detaļām tiek nodrošināta ar vienu klikšķi.
Šajā pašā logā tiek atspoguļota Timeline skala Ganta diagrammas formātā, kura ļauj plānot projektu izpildes laiku un sekot līdzi katra pasūtījuma gatavības posmiem.
Projekti
Lappusē Projekti tiek atspoguļots visu sistēmas projektu saraksts, kuri nav pabeigti. Pilna piekļuve tiem (lasīšana un rediģēšana) ir piešķirta Admin un Manager lomām, savukārt Vendor ir iespēja caurskatīt ierobežoto informāciju lasīšanas režīmā.
Mainīt projekta statusu var, atverot lappusi ar pasūtījuma datiem.
Profila lappuse
Katram piekļuves veidam – Client, Vendor, Manager и Admin – ir izstrādāta tipveida profila lappuse.
Piemēram, Izpildītāja lappuse iekļauj šādus datus:
- Personīga kontaktinformācija
- Atrašanās vieta
- Laika josla
- Tulkojuma tematikas
- Pārvaldāmās valodas
- Informācija grāmatvedības dokumentu un izmaksu noformēšanai.
Profesionālie parametri, ievadītie Vendor profilā, ļauj Menedžerim nozīmēt konkrēto projektu izpildei vispiemērotākos kandidātus.
Vendor lomai ir piekļuve savai lappusei arī ārpus sistēmas un var rediģēt to pēc saviem ieskatiem, pievienojot vairāk informācijas par profesionālām iemaņām.
Klientu profilos ir norādītas juridiskās personas dati un papildu kontaktinformācija, ar ko tulkojumu biroja Menedžeris veic pārrunas par projektu.
Dināmiskie grafiki
Tā kā sistēma tika veidota no nulles, pirmajos izstrādes posmos nebija saprotams, kādiem tieši grafikiem ir jāatspoguļojas. Tādēļ mēs esam izstrādājuši dināmisko versiju, ar kuras palīdzību Administrators patstāvīgi izlemj, kādi rādītāji viņam ir nepieciešami analīzei. Viņš izvēlas datu avotu, norāda parametrus X asij un Y asij, pēc kā izveido grafiku.
Šāda sistēma ļauj mērīt Izpildītāja efektivitāti (darba laiks un apjoms), ekonomiskos rādītājus par katru klientu un citus parametrus.
Projekta lappuse
Projekta lappusei piekļuve ir nodrošināta Menedžerim un Administratoram. Šeit tiek apkopoti visi projekta dati:
-
General– šķirklis iekļauj informāciju par projekta numuru, klienta datiem, atbildīgo menedžeri, laika joslu, izvēlēto valūtu un kopējo vārdu skaitu pasūtītajā tulkojumā; -
Deadlines– ietver informāciju par projekta nodošanas termiņiem. Ja pasūtītāju izpilda vairāki izpildītāji vai tas tiek izpildīts pa daļām, katrai daļai tiek pielietoti atsevišķi gala termiņi; -
Instructions– klienta sniegtā informācija, viņa vēlmes tulkojuma formatējuma un noformējuma jomā; -
Add files– šeit tiek publicēti teksti, kurus ir nepieciešams pārtulkot. Katrs teksts iekļauj informāciju par valodām, vārdu skaitu un pakalpojumu veidu. Vienam tekstam var būt nepieciešams ne tikai tulkojums, bet arī profesionālā korekcija (salasīšana). Katram pakalpojumam Menedžeris var nozīmēt dažādus izpildītājus; -
Comments– šajā šķirklī komunikācijas uzlabošanai projekta komanda atstāj savus komentārus; -
Status– iespēja mainīt pasūtījuma statusu projekta izpildes gaitā; -
Invoices– saglabā grāmatvedības dokumentus, kuru tiek ģenerēti ar Zoho Books palīdzību; -
Actions– iekļauj atslēgtaustiņus, ar kuru palīdzību Menedžeris atjaunina vai izdzēš projektu.
Kopsavilkums.
Mūsu izstrādātās tulkojumu biroja produktu pārvaldības sistēmas galvenās priekšrocības:
- Visi katra projekta dati tiek apkopoti vienā sistēmā vienotajā interfeisā, datu apstrādes process ir kļuvis ātrāks un vienkāršāks;
- Menedžeru darbs ir ticis atvieglots: viņi var atrast Izpildītājus un kontrolēt viņu darbu, projekta statuss automātiski atspoguļojas sistēmā, noregulēta komunikācija visu komandas dalībnieku starpā vienuviet;
- Sistēma var tikt modificēta un papildināta ar jauno funkcionālu atkarībā no pasūtītāja prasībām.
